Marre d’être à court de temps ? Savez-vous que ce problème concerne seulement une poignée de personnes qui ont du mal à gérer leur quotidien ? Pour en finir une bonne fois pour toutes avec cette mauvaise habitude, une planification rapide et efficace est de mise. Ainsi, vous reprenez le contrôle sans y passer des heures. En 30 minutes chrono, vous pouvez structurer vos priorités, organiser votre agenda et anticiper les imprévus. Voici une méthode simple, concrète et applicable dès ce soir.
Réunissez les outils bons et supports pour une planification efficace
Avant de commencer, choisissez vos supports. Des outils simples, comme un agenda papier, une application de calendrier, un tableau blanc ou un carnet, font très bien l’affaire. Le but est d’avoir une vue claire de la semaine entière en un seul coup d’œil.
Il est maintenant grand temps de passer à la planification proprement dite. Pour ce faire, installez-vous dans un endroit calme, sans distraction. Pendant une trentaine de minutes, coupez donc les notifications. La concentration atteint son pic pendant ce court laps de temps, ce qui vous permet de réfléchir rapidement.
Rassemblez aussi votre liste de tâches, vos rendez-vous, vos échéances professionnelles et personnelles. Ainsi, vous avez toutes les informations sous vos yeux. Vous évitez alors les oublis et allers-retours inutiles.
Identifiez les priorités et les tâches essentielles de la semaine
Commencez par lister toutes les tâches prévues. Mis à part le travail et la vie personnelle, vous devez ajouter les séances de sport, les activités en famille ainsi que les projets personnels dans votre agenda de la semaine. Au cas où vous ne le sauriez pas, cette étape libère l’esprit et réduit la charge mentale.
Classez ensuite ces différentes tâches par priorité. Pour cela, repérez celles qui ont un impact direct sur vos objectifs ou des délais courts. Les tâches secondaires, quant à elles, peuvent être placées plus tard dans la semaine ou déléguées.
Pensez aussi aux tâches récurrentes, telles que les courses, le ménage, la préparation des repas, les emails, etc. En les anticipant, vous évitez de les subir et vous gagnez du temps chaque jour.
Organisez le calendrier et répartissez les activités par créneaux
Une fois les priorités définies, placez-les dans votre calendrier. Découpez votre journée en blocs de temps. Par exemple :
- travail profond le matin,
- réunions l’après-midi,
- tâches légères en fin de journée.
Quant aux tâches similaires, regroupez-les. Réservez un créneau précis pour répondre aux emails. Il vous est aussi conseillé de planifier les appels à la suite tout en fusionnant les tâches administratives. Cette organisation limite la dispersion et améliore l’efficacité.
Les imprévus, comme leur nom l’indique, peuvent arriver sans prévenir et vous devez vous y préparer. Certaines tâches peuvent aussi être plus longues et les retards arrivent souvent. L’unique solution est les espaces tampons. Si vous en prévoyez, vous évitez de bouleverser toute la semaine.
Intégrez pauses et temps libres pour un équilibre optimal
Ce n’est pas que vous avez beaucoup de tâches que vous n’aviez pas droit à un temps de repos. Bien au contraire, quelques minutes de pause toutes les heures sont nécessaires pour maintenir la concentration et l’énergie. Inscrivez-les donc dans votre planning.
Planifiez aussi du temps libre que vous allez consacrer entièrement aux divertissements, comme le sport, les loisirs et les moments avec vos proches. Ces activités favorisent la récupération mentale et physique. Avec un agenda trop rempli, vous n’arrivez pas à tenir le coup et vous vous sentez épuisé. La perte de motivation pointe ainsi le bout de son nez. Faites donc du repos une priorité !
Tout ce qui a trait à la négligence de sommeil est une grande erreur. Fixez donc une heure de coucher cohérente avec votre rythme. Une bonne nuit améliore la prise de décision, la créativité et la gestion du stress.
